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■■■自治体と共同開発！

kintoneとカンタンマップで、「街路灯管理システム」を構築しました。

このプロジェクトは、宮城県富谷市役所の方と、共同開発という形で進めました。

この取組みは、アーバン・イノベーション・ジャパンのプロジェクトとして実施しました。
ウェブサイトのトップページでも、成功事例のひとつとして、掲載されています。
https://urban-innovation-japan.com/

 

■■■街路灯管理とは？

街路灯。防犯灯。
あなたの家の近くの電気が消えていたらどうしますか？

こんな時は、電柱に書かれている電話番号に電話して、そこに書かれてる街路灯番号を伝えて、電球交換を依頼します。

その電話を受けた、自治体の担当者さんが、その場所とそこに付いてる電球の種類などをチェックして、電球交換をしてくれる維持業者さんに連絡します。

交換作業が完了したら、出来たよーって、業者さんから管理者さんに連絡あって、その作業費用を支払って、一連の作業が完了します。

 

 

ここで、課題がいくつも見えてきました。

• 住民さんから電話がかかってきても、電球の種類とかを調べるのに、時間がかかる。
  既存システムはあったけど、使いにくくて、あまり使えてなかった。
• 業者さんへの連絡はFAXなので、依頼するたびに、送り状を作ったり、電球の種類、街路灯の場所の地図を切り出して、Excelでまとめたりに、時間がかかっていた。
• 業者さんは、FAXが届いたら、それを持って現地に行き、交換作業を行う。
  この時、作業前後の写真を撮ったり、作業内容をメモしたりするのが面倒とのこと。
• 作業が終わったら、使用した機材や車両、交換した電球、作業中の交通整理員の人数など、これをExcelで作ってある、請求書ファイルに入力して、作業費用をまとめて、作業報告書として、自治体にFAXで報告する。
• FAXを受け取った自治体職員さんは、これをファイルに綴じ込み、月末になると、今月の請求額の集計をExcelにてまとめて、業者さんへの支払い手続きを行う。

 

うーん。なかなかにアナログ。

そこで、打合せの中で、「日々の業務の中で、なくしたいもの、やめたいこと」について、相談したところ、下記の５つが上がってきました。

• 電話：住民さんからの問合せや業者さんとの連絡
• FAX：業者さんへの連絡や業者さんからの連絡
• Excel：送り状作成や月次精算
• 紙：管理台帳やFAXの控え
• システム：GISで作られた、使えない既存システム

これを目標に、開発に着手しました。

 

■■■試作した街路灯管理システム

「kintone　✕　カンタンマップ　✕　iPad」
この三種の神器で、構築を実施しました。

 

構築したシステムの大まかな流れは、下記のとおりです。

 

■１，街路灯の検索

kintoneにすべての街路灯情報が管理されています。

街路灯の場所は、カンタンマッププラグインにて、自治体が所有する地図上に、プロットされています。

kintoneの検索機能を使って、街路灯番号を検索します。

その情報をクリックすると、詳細情報が確認出来ます。

 

■２，工事を依頼

街路灯の詳細画面に、工事を依頼のボタンがあります。
これをクリックするだけです。

 

■３，維持業者さんのiPadに通知

維持業者さんは、iPadを持ってもらっており、カンタンマップアプリがセットアップされています。

工事の依頼があった場合、kintoneの通知機能で、メールが届きます。

この時点で、カンタンマップアプリを起動すると、依頼のあった街路灯だけが、地図上にPINが立っています。

地図上で確認できるので、場所はすぐにわかるし、どんな電球が付いているか？などの、工事に必要な情報は、kintoneの詳細画面で確認できます。

 

■４，工事を実施

維持業者さんは、工事の準備をして、現場に向かいます。

このiPadを持って。

現場では、このiPadを使って、作業前後の写真を撮影したり、交換した電球の種類や工事時に使った高所作業車の台数や交通整理員などの人数も、kintoneに直接、入力します。

これで、保存した時点で、自治体の担当者さんに通知が届きます。

この時、作業報告書と作業請求の金額も、同時に届きます。

 

■５，工事内容を確認

依頼した工事が適切に行われたか？
kintoneの作業内容アプリで、工事対応を確認します。

これで問題なければ、工事完了にステータスを変更します。

同時に、維持業者さんのiPadからは、PINが消えます。

また、請求内容は、月次処理されますので、今月の支払合計なども自動で計算されます。

なお、維持業者さんは、kintoneのすべての情報にアクセス出来るわけではなく、必要な時に、必要な情報のみ、見られるような設定は行われています。

 

■■■実証実験をして頂きました

当社は、kintone＆カンタンマップで、プロトタイプシステムを構築しました。

そこから、自治体の担当者さんや、維持業者さんらにご協力頂き、「もっとああしようこうしよう」と意見交換し、微調整しながら完成に近づけていきました。

しかも、コロナ禍の中だったので、当社は大阪のオフィスから遠隔でのZOOM参加です。

それでも、kintoneはクラウドなので、「ここをこうしたい」って、相談を受けたら、「直してみたんで、確認してもらえますか？」って、その場で解決することで、リアルタイムに仕上げていきました。

 

■■■効果と評価

着手時に目指した、なくしたいもの。これらはどうなったでしょうか。

 

●電話

実証実験では、住民からの電話での報告ではなく、スマホなどから問い合わせをしてもらう機能も試作してみました。

しかし、スマホを持たない住民さんからの問い合わせが出来ないのは、住民サービスの低下になるよな、、、ってことで、今回はココは見送ることになりました。

ただ、いつでも実現できる準備はしています。

●FAX

これはkintoneで情報共有することで、なくすことが出来ました！

●Excel

FAXの送り状を作ったり、請求内容のとりまとめなどで使われていたExcelは、もう必要なくなりました。

さらに、既存システムでは、新しく街路灯が出来た場合に、新規追加が出来ない仕組みであったため、新しく出来た街路灯の情報も、Excelで管理していたそうで。

もちろん、kintoneで新規追加も容易にできるので、この不便さもなくなりました。

●紙

「台帳を書き出せる機能は必要です。」
と言われました。

「なんで紙の台帳が必要なんですか？
kintoneを見れば、最新のデータが常に見られるのに、更新されない紙の台帳は何に使うのですか？」
と質問してみました。

「ホントだ。いらんかも！」
ってことで、紙の台帳で管理するという、従来業務の当たり前を見直すことになりました。

●デジカメ

維持業者さんは、iPadで写真を撮影したら、そのままkintoneに保存されるので、デジカメを現地で使う必要はなくなりました。

●報告書・請求書

維持業者さんは、作業を行った作業報告書や、それに伴う請求作業がなくなりました。

 

●既存システム

既存システムと今回試作してみたいシステムを、関係者さんで評価して頂きました。ありがたいことに、すべての項目において、既存システムより、良い評価を頂きました。

（市役所内での、今回のプロジェクトの説明用に使われた資料に書いて頂いたものです。）

 

実際に、担当者さんとの会話の中で、言われて嬉しかったこと。

「ボタン３つくらい押すだけで、業者さんに指示が終わるんですよ。今までより、めっちゃラクになります！」

 

■■■さらに

この仕組みは、少しだけjsでカスタマイズしているところはあるものの、「ローコード」で開発されています。

よって、システムを使っていく中での、さらなる改良も比較的容易に行なえます。

もちろん、kintoneで作っているため、この仕組みは、街路灯管理以外の類似業務でも利用できます。

従来のGISなどを使った個別システムを、業務ごとにひとつずつ揃えていくより、安価に業務改善が図れるのでは？と期待するところです。

 

■■■お問い合わせ

この仕組みを実際に見てみたい、触ってみたい自治体の職員さん。
この仕組みを自治体さんに提案したいという当社パートナー企業さん。

その他、興味を持って頂いたどなたでも。

お気軽にお問い合わせくださいませ。

 

※ここでは書けない、いろんな裏事情も共有させて頂きますよw